System motywacyjny jako narzędzie zapobiegania nadużyciom Finansowym

Piotr Rogowski – współwłaściciel firmy V4B.pl  
Doradca gastronomiczny przy stałej, comiesięcznej współpracy z ponad 30-ma lokalami w Polsce. Dzięki swoim działaniom wyprowadził z kryzysu wiele restauracji, które do dzisiaj monitoruje. Pełniąc funkcję menadżera zewnętrznego, jest często pomostem pomiędzy inwestorem i szefem kuchni. Zarządza tradycyjnie oraz poprzez cyfry. Precyzyjnie wskazuje, jak podwyższyć obrót, unikając kłopotów finansowych i sprawnie optymalizować koszty.
 
•  System premiowo-prowizyjny, jako rozwiązanie problemu nadużyć?

Gwarantuję, że wprowadzenie mądrego systemu motywacyjnego powoduje nie tylko natychmiastową poprawę obrotów czy rentowności, ale jednoczesną poprawę wyników inwentaryzacji! No bo czym jest podzielenie się 1% od obrotu w stosunku do jego 10% wzrostu? Inwestycją! Wśród moich klientów to działa, ale premia jest wypłacana tylko pod warunkiem spełnienia odpowiednich kryteriów, jak np. wynik inwentaryzacji (tj. niskiego FC) czy czystości na sali lub innych możliwych do poprawy aspektów. I nie chodzi tu tylko o kelnerów. Wszyscy otrzymują premię! Od kucharzy i ich pomocników przez inne stanowiska, aż do barmanów. Tam, gdzie działają te narzędzia, nie przejdzie przez drzwi dostawa ze złymi cenami czy nadużyciami ze strony dostawców, nie będzie przelewania alkoholu, bo może to wpłynąć na wypłatę, a jednocześnie każdy patrzy na innych. Sam osobiście widziałem, jak szybko z zespołu eliminowane są nieuczciwe jednostki, jednak warunkiem jest zastosowanie mądrze zaplanowanego systemu prowizyjnego. Znam kilka sposobów premiowania personelu, ale zauważyłem, że najskuteczniejsze są dwa: Plan Podstawowy – polegający po prostu na wypłaceniu np. 1% od obrotu, jeżeli wynik z poprzedniego roku nie będzie wyższy niż aktualny. I tu często bywa zaskoczenie z lekkim oburzeniem: „Jak to?! A to nie mają zrobić wyniku wyższego?!„. Nie!  Bo i tak zrobią!  Jeżeli zablokujemy dostęp do wiedzy o obrotach, skąd będą wiedzieć,  ile zrobili dotychczas obrotu? To działa! Natomiast Plan Zaawansowany – to częściowo Plan Podstawowy połączony z systemem analizy karty menu. Plan zawiera wnikliwe badanie FoodCost każdej sprzedawanej pozycji z karty (najlepiej za pomocą arkuszy kalkulacyjnych lub programu). Badamy, które pozycje są najbardziej rentowne, a się nie sprzedają i włączamy dzielenie się z personelem pozycjami słabo rotującymi. Oni najlepiej już wiedzą jak to sprzedać. Ten system polecam, bo również kontroluje koszt towaru, a nie tylko obrót. Pamiętaj! Motywacja samym słowem nie działa! Dziel się z personelem, a będziesz prowadzić spokojny biznes!
•  Złe podejście do inwentaryzacji może zmniejszyć obroty!

Od lat mój zespół wykonuje szczegółowe inwentaryzacje i z całą pewnością mogę powiedzieć, że w restauracjach, gdzie wprowadzono ścisłą inwentaryzację, po trzecim czy czwartym wyniku zaczęliśmy mieć problemy z personelem.Wykonaliśmy już setki wyników i to właśnie doświadczenie nauczyło mnie jednego: „Nie taki wynik straszny, na jaki wygląda!” A niestety często staje się ostatecznym i co gorsza: do zapłaty przez personel. Bez spojrzenia na błąd produkcji, ubytek naturalny typu odparowanie, nieświadomość błędów w recepturach, błąd w programie czy papierach nie wykonamy poprawnie inwentaryzacji.  Pracownicy obarczeni problemem nie do końca potwierdzonym – „no bo i tak nikt nie jest w stanie nic im udowodnić” – przechodzą do opozycji i starają się za wszelką cenę walczyć z systemem, marnując całą swoją energię na biurokrację czy podważenie wyników. Najbardziej w tym wszystkim staje się problemem spadek obrotu. Pracownicy tak są zaabsorbowani problemami ubytków, że zapominają o jakości, klientach czy atmosferze. Oczywiście system kontroli powinien istnieć i w żadnym wypadku tego nie podważam! Zróbmy jednak to mądrze i tylko w przypadku konieczności. Wystarczy, że spojrzymy na nasze receptury  (20-cia najważniejszych), na które nałożymy ilość sprzedaży. W ten sposób dowiemy się za ile teoretycznie powinniśmy zakupić towar. Po tym należy sprawdzić, za ile kupiliśmy w rzeczywistości i jeżeli różnica jest zbyt duża, to należy przejść do działań opisanych w kolejnym akapicie.

•  Jak zapobiegać nieuczciwym zachowaniom lub kradzieżom? 
Ok. To wszystko brzmi w miarę logiczne, ale co dalej? Przecież nadużycia są i będą?” Zgadzam się! Nadużycia są i będą, ale tak jak wcześniej wspominałem: bez problemu można wprowadzić narzędzia motywacyjne, które w pewnym momencie zaczynają działać, jak pewien automat. Personel sam pomaga w dojściu do przyczyny problemu, poszukania np. tego, że przyczyna leży w błędach od strony dostawców, że nikt nie spodziewał się, że właściciel spożywający produkty, nie jest poprawnie rozpisany, że istnieją straty uzasadnione, które wcześniej starali się ukryć. No i w końcu, że w zespole jest osoba, która nie pasuje do pozostałych. W takim wypadku przede wszystkim potrzebna jest rozmowa i zaufanie! To działa! Sam osobiście nie spodziewałem się efektów, ale dzisiaj wiem, że więcej osiągamy z naszymi pracownikami i biznesowymi partnerami jeżeli podstawą współpracy jest dialog i zaufanie! Polecam.

DSC_1630_B_smallZapraszamy na osobiste spotkania i wymianę doświadczeń z Piotrem Rogowskim w ramach seminariów organizowanych w 2015 w całej Polsce.

Partner Merytoryczny Projektu „Systemy Zarządzania Finansowego Gastronomią” jest Gastronomia na Obcasach. 

logoGNO